A força de trabalho da empresa média gasta 15% do tempo em reuniões. Esse número aumentou ano a ano desde 2008 , e os executivos seniores perdem dois dias para as reuniões toda semana. O pior de tudo: as reuniões improdutivas custam às empresas americanas cerca de US $ 37 bilhões anualmente. Reuniões que falham em fornecer idéias, objetivos ou ações valiosas são uma perda de tempo. Mas o que as empresas podem fazer para tornar suas reuniões mais significativas e produtivas?

1. Entenda seus objetivos
   “A pergunta que faço a mim mesmo … quase todos os dias é: ‘Estou fazendo a coisa mais importante que poderia estar fazendo?’” ”Esta citação do fundador do Facebook, Mark Zuckerberg, destaca o quão crucial é se concentrar em definir e alcançar metas, mesmo que apenas no dia a dia. E isso vale tanto para a criação de reuniões significativas quanto para qualquer outra coisa no local de trabalho.

Toda reunião é uma oportunidade para identificar problemas e definir soluções. Até as reuniões mais curtas e simples devem ter um objetivo. Não faz sentido reunir funcionários por uma hora, duas vezes por semana, se ninguém tiver um assunto a discutir ou um objetivo a alcançar. A identificação de um objetivo claro e a definição dos principais pontos de discussão maximizarão a produtividade. Sentar-se apenas com uma idéia vaga e sem sugestões acionáveis, por outro lado, pode levar a uma conversa sinuosa e sem sentido.

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2. Convide apenas participantes essenciais
   Uma vez definido o foco principal de uma reunião, apenas pessoas com conhecimentos, conhecimentos e experiência relevantes devem ser convidadas. Os funcionários sem nenhum valor real para contribuir podem ficar entediados e perder tempo que poderiam gastar melhor em outros lugares. Todas as partes convidadas devem receber uma agenda e principais pontos de discussão e desafios a serem abordados. Isso lhes dá tempo antes da reunião para considerar as idéias e garantir que elas estejam focadas quando chegarem.
3. Nomear um moderador confiável
   Convidar um participante para atuar como moderador ajuda a manter as reuniões focadas e no caminho certo. Eles podem revisar os tópicos abordados, lembrar a todos os que ainda serão discutidos e continuar a conversa, se ela se espalhar para áreas irrelevantes. Mas outra vantagem importante de nomear um moderador é ter alguém pronto para assumir o controle se a reunião for interrompida. Eles devem entender os objetivos principais de cada reunião e ajudar a inspirar novas maneiras de analisar os problemas que estão sendo discutidos.

Um post no Meeting Tomorrow bate na cabeça: “As reuniões funcionam melhor se todos puderem contribuir. Se ninguém oferece nenhuma idéia, é tarefa do moderador tentar técnicas de brainstorming para ajudar a tomar uma decisão sobre um tópico. ”Os moderadores podem encerrar as reuniões lembrando aos participantes o próximo programado e distribuindo notas sobre os principais pontos e soluções levantados .

4. Marque pontos de aderência e siga em frente
   Uma das maneiras mais simples de abordar pontos de discórdia é solicitar que os afetados resolvam os problemas em outro momento. Caso contrário, discussões aprofundadas e não relacionadas aos objetivos da reunião podem levar a divagações e desperdiçar o tempo de outros participantes. Como alternativa, um ponto pode ser complexo demais para ser resolvido durante o slot alocado para a reunião ou sem acesso a ferramentas específicas. Mais uma vez, uma perda de tempo de todos. Uma solução eficaz é registrar todos os detalhes relevantes e convidar os envolvidos a colaborar on-line após a reunião. Isso não está ignorando pontos problemáticos. Ele está transferindo a conversa para um horário e local mais apropriados para aumentar a produtividade.
5. Dispositivos não essenciais proibidos
   Uma reunião valiosa e significativa deve ser uma zona livre de smartphones e tablets. Enquanto a maioria dos funcionários sente que seus dispositivos aumentam sua produtividade , é melhor deixá-los fora da sala de reuniões, apenas por precaução. Apenas uma pessoa que atende o telefone a cada dois minutos, ou o som dele vibrando no bolso, pode distrair as pessoas ao seu redor. Solicite que os participantes deixem seus telefones e tablets em outro lugar durante a reunião, embora qualquer pessoa que precise apresentar dados ou pontos de discussão deva ser aprovada. Eliminar, ou pelo menos minimizar, distrações pode tornar as reuniões mais focadas e produtivas.

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6. Estabeleça um horário de início e término
   Definir um período de tempo é uma maneira simples de impedir que as reuniões demorem mais do que precisam. Quanto mais tempo os participantes passam em círculos, menos eles têm que investir em seu trabalho. Os responsáveis ​​pelo agendamento devem revisar os pontos a serem discutidos e determinar quanto tempo é realisticamente necessário para resolvê-los. Não é necessário alocar um espaço de duas horas para discutir novos artigos de papelaria ou apenas 10 minutos para melhorar os níveis de satisfação do cliente. Pelo menos uma pessoa na sala de reuniões deve ser responsável por monitorar o progresso e lembrar a todos do horário definido. Quaisquer problemas não resolvidos podem ser resolvidos on-line ou em uma reunião de acompanhamento (ou em ambos).
7. Recapitule os principais tópicos e confirme as ações
   No final de cada reunião, as principais conclusões devem ser recapituladas para reforçar seu valor. Os participantes podem esquecer os pontos importantes levantados no início da reunião no momento em que ela termina. Uma recapitulação, mesmo que breve, ajuda a mantê-las frescas na mente das pessoas. Quaisquer ações que os participantes devem executar também devem ser abordadas. Não importa se esta é uma pequena tarefa individual ou um trabalho para toda a equipe. Lembrar a todas as partes envolvidas o que se espera delas garante que elas saibam quais as etapas a serem seguidas. Uma atualização rápida dá aos participantes a chance de fazer perguntas ou admitir quando não tiverem certeza de como atingir um objetivo. Isso reduz o risco de erros dispendiosos e economiza tempo na linha. Os funcionários devem ter um espaço on-line para discutir questões, compartilhar idéias e expandir os tópicos abordados após as reuniões. Isso pode inspirar novas reuniões e,

Siga as dicas exploradas acima para permitir que os participantes se preparem com antecedência, assegure-se de que as discussões permaneçam no ponto e confirme que todos saibam quais ações executar em seguida. Trabalhar para aumentar o valor das reuniões e reduzir o tempo perdido pode cultivar uma equipe mais produtiva. As empresas se beneficiarão do comprometimento com o planejamento adequado e da implementação de uma abordagem mais estruturada para as reuniões a longo prazo.